Dostęp księgowego do e-Urzędu Skarbowego od 18.06.2026

Stan na dzień 26.10.2026 · podstawa prawna: Dz.U. 2026 poz. 799

18 czerwca 2026 r. weszło w życie rozporządzenie z 17 czerwca 2026 r. (Dz.U. poz. 799), które wprowadza do e-Urzędu Skarbowego nowy mechanizm: „użytkownika szczególnego”. W praktyce oznacza to, że właściciel konta w e-US może oficjalnie nadać księgowemu dostęp do podglądu swoich danych podatkowych – bez udostępniania loginu i hasła, bez pełnomocnictwa UPL-1 i bez ryzyka, że księgowy przypadkiem coś złoży w imieniu klienta.

To zmiana, na którą biura rachunkowe czekały od dawna. Dotychczas dostęp do danych klienta w e-US dawało pełnomocnictwo, a w praktyce zdarzało się też logowanie się danymi klienta – co z punktu widzenia bezpieczeństwa i RODO jest złym pomysłem. Teraz pojawia się osobna ścieżka: podgląd, bez możliwości działania.

Dostęp księgowego do e-Urzędu Skarbowego: co się zmieniło

Rozporządzenie zmienia przepisy w sprawie korzystania z e-Urzędu Skarbowego i dodaje do czynności dostępnych w e-US możliwość:

Wskazania innego użytkownika konta e-US („użytkownika szczególnego”) jako osoby uprawnionej do przeglądania i pobierania danych z konta właściciela – na okres maksymalnie 12 miesięcy.

Co ważne: zakres dostępu określa właściciel konta. To on decyduje, które dane księgowy może zobaczyć – i w każdej chwili może ten dostęp cofnąć. Mechanizm jest jednostronny: właściciel nadaje, właściciel odbiera. Żaden wniosek do urzędu, żadne opłaty, żadne pełnomocnictwo.

Druga nowość wymaga, by użytkownik szczególny potwierdził przyjęcie uprawnień. Bez tego potwierdzenia dostęp nie jest aktywny – to zabezpieczenie przed nadaniem dostępu komuś, kto o tym nie wie (albo nie chce).

Użytkownik szczególny konta w e-Urzędzie Skarbowym – uprawnienia i warunki

Co może użytkownik szczególny

Użytkownik szczególny ma wyłącznie prawo podglądu i pobierania danych. Może:

• przeglądać dane podatkowe właściciela konta (deklaracje, historię, salda, zwroty),
• pobierać dokumenty i zaświadczenia widoczne w e-US,
• działać w zakresie określonym przez właściciela konta.

Nie może składać deklaracji, podpisywać dokumentów, zmieniać danych ani wykonywać żadnych czynności o skutku prawnym. To fundamentalna różnica wobec pełnomocnictwa UPL-1 – tu chodzi tylko o wgląd.

Warunki

Aby zostać użytkownikiem szczególnym, osoba musi spełniać trzy warunki:

• mieć ukończone 18 lat,
• posiadać numer PESEL,
• mieć zgłoszenie identyfikacyjne (czyli własne konto w e-US).

W praktyce oznacza to, że księgowy musi mieć własne konto w e-Urzędzie Skarbowym. Bez tego nie przyjmie uprawnień użytkownika szczególnego. Dla biur rachunkowych to nie problem – większość księgowych już dziś korzysta z e-US we własnych sprawach.

Jak nadać księgowemu dostęp do e-Urzędu Skarbowego krok po kroku

Mechanizm jest prosty i nie wymaga papierologii. Oto pełna ścieżka:

1. Właściciel konta loguje się do e-Urzędu Skarbowego (przez login.gov.pl, Profil Zaufany, bankowość elektroniczną lub aplikację mObywatel).
2. W ustawieniach konta e-US wybiera nadanie dostępu użytkownikowi szczególnemu.
3. Wskazuje osobę, określa zakres danych do podglądu i okres dostępu (maksymalnie 12 miesięcy).
4. Użytkownik szczególny loguje się do własnego konta e-US i potwierdza przyjęcie uprawnień.
5. Od momentu potwierdzenia księgowy widzi dane klienta, logując się na własne konto e-US.
6. Właściciel może w każdej chwili cofnąć dostęp – jednostronnie, na swoim koncie e-US.

Całość odbywa się elektronicznie. Nie ma wniosku papierowego, nie ma opłaty skarbowej, nie ma wizyty w urzędzie.

Użytkownik szczególny a pełnomocnictwo UPL-1 w urzędzie skarbowym

UPL-1 to znane księgowym pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie. Nowy mechanizm nie zastępuje UPL-1 – uzupełnia je o ścieżkę, której do tej pory brakowało: czysty podgląd bez uprawnień do działania.

Wniosek: do podglądu – użytkownik szczególny. Do podpisywania – UPL-1. Oba mechanizmy mogą działać równolegle.

Jak księgowy może mieć dostęp do e-Urzędu Skarbowego? Trzy ścieżki

e-Urząd Skarbowy to serwis Krajowej Administracji Skarbowej, w którym podatnik sprawdza swoje rozliczenia, składa pisma i deklaracje podatkowe, odbiera zawiadomienia z urzędu skarbowego i może złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach. Księgowy może mieć dostęp do tych danych na trzy sposoby:

• użytkownik szczególny — nowa ścieżka od 18 czerwca 2026 r.: sam podgląd i pobieranie danych, nadawany przez właściciela konta na maksymalnie 12 miesięcy,
• pełnomocnictwo UPL-1 — pełnomocnik podpisuje i składa deklaracje podatkowe w imieniu podatnika; to ono jest potrzebne, żeby księgowa złożyła za Ciebie np. PIT,
• dostęp do konta organizacji — dla spółek i innych podmiotów, które nie są osobą fizyczną.

Konto organizacji w e-Urzędzie Skarbowym

Spółki, fundacje, stowarzyszenia i inne jednostki organizacyjne mają w e-US osobne konto organizacji, oddzielone od konta osoby fizycznej, która je reprezentuje. Osoba uprawniona do reprezentacji (na przykład członek zarządu) może przyznać dostęp do konta organizacji innym użytkownikom tego konta, w tym księgowemu. Ministerstwo Finansów przewiduje różne rodzaje dostępu: podstawowy (przeglądanie danych) i rozszerzony (także składanie pism i wniosków w imieniu podmiotu). Aktualny opis, jak uzyskać dostęp do konta organizacji, znajdziesz na podatki.gov.pl, w części o e-Urzędzie Skarbowym.

W praktyce dla spółki, której księgowość prowadzi biuro, najwygodniej jest połączyć dwie rzeczy: pełnomocnictwo UPL-1 do wysyłki deklaracji i dostęp do konta organizacji do podglądu rozliczeń. Dzięki temu księgowy zaloguje się na własne konto i obsłuży sprawy podatkowe firmy bez proszenia zarządu o zrzuty ekranu.

Dla kogo to rozwiązanie

Nowy mechanizm jest przydatny w trzech głównych scenariuszach:

1. Biura rachunkowe obsługujące małe i średnie firmy

Księgowy potrzebuje szybko sprawdzić saldo konta podatkowego klienta, historię wpłat, status zwrotu VAT czy dane z deklaracji – do tej pory musiał prosić klienta o screeny, logować się na jego konto albo działać „w ciemno”. Teraz ma legalny, bezpieczny podgląd na własnym koncie – bez ryzyka omyłkowego złożenia czegoś w imieniu klienta.

2. Właściciele firm, którzy chcą zachować kontrolę

Przedsiębiorca, który nie chce oddawać pełnomocnictwa UPL-1 (albo chce je ograniczyć tylko do podpisywania), może osobno nadać podgląd, zachowując wyłączność na składanie deklaracji. To rozdzielenie funkcji „widzę” i „działam”, które dotychczas w e-US nie istniało.

3. Doradcy podatkowi i kancelarie

Bez UPL-1 doradca podatkowy nie ma dostępu do konta klienta w e-US. Teraz klient może nadać mu sam podgląd – bez wniosku i bez opłat. Dla kancelarii to narzędzie do szybszej weryfikacji danych przed wydaniem opinii.

Jak to wykorzystujemy w KPJ: podgląd w e-US uzupełnia obieg dokumentów przez Scanye i enova365. Księgowy sam sprawdza saldo, wpłaty i zwroty, zamiast prosić klienta o „screen z saldem”.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Potrzebujesz księgowego, który ogarnia e-US?

W KPJ od 2000 roku łączymy wiedzę podatkową z narzędziami cyfrowymi. Obieg dokumentów prowadzimy elektronicznie: KSeF, Scanye i enova365.

Zastrzeżenie: Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej ani podatkowej. Stan prawny na dzień 25 października 2026 r. W razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą podatkowym lub bezpośrednio z Krajową Informacją Skarbową.

Źródła: Rozporządzenie z dnia 17 czerwca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie korzystania z e-Urzędu Skarbowego (Dz.U. 2026 poz. 799); ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2025 poz. 111 ze zm.).