Klienci biur rachunkowych regularnie pytają o jedną rzecz: „czy ten przelew mam zrobić normalnie, czy coś ze split paymentem, i czy muszę sprawdzać kontrahenta na jakiejś liście?”. To pytanie wraca też na branżowych grupach księgowych — i słusznie, bo błąd przy przelewie firmowym nie jest tylko kwestią techniczną. Może kosztować: dodatkowe zobowiązanie podatkowe, utratę kosztu w podatku dochodowym, a w niektórych przypadkach odpowiedzialność solidarną za zaległości podatkowe kontrahenta.
W tym artykule wyjaśniamy trzy rzeczy, które nakładają się na siebie przy każdym przelewie B2B: limit 15 000 zł (obowiązek przelewu bankowego wynikający z konta firmowego), mechanizm podzielonej płatności (split payment / MPP) i białą listę podatników VAT. Pokazujemy też, jak to wygląda krok po kroku i jak podchodzimy do tego w naszym biurze.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady podatkowej. Każdą sytuację warto skonsultować z księgowym lub doradcą podatkowym — stawki, limity i przepisy się zmieniają, a odpowiedzialność solidarna dotyczy konkretnych kwot na konkretnych fakturach.
Podstawa: art. 19 ustawy z 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców.
Zasada jest prosta: jeżeli obie strony transakcji są przedsiębiorcami i jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł (bez względu na liczbę płatności, które z niej wynikają), rozliczenie musi iść przez rachunek płatniczy przedsiębiorcy. Żadnej gotówki, żadnego „wpłacę na kasę”, tylko przelew na konto VAT.
Kilka rzeczy, które w praktyce budzą pytania:
Konsekwencja nie jest karą administracyjną w sensie mandatu — jest podatkowa i bolesna: zgodnie z art. 15d ustawy o CIT (analogicznie art. 22p ustawy o PIT), wydatek zapłacony z naruszeniem art. białej liście VAT. 19 Prawa przedsiębiorców nie jest kosztem uzyskania przychodu. Jeśli koszt już wcześniej rozliczono, trzeba go „wyrzucić” z kosztów (albo zwiększyć przychody, gdy zmniejszenie kosztów nie jest możliwe) w miesiącu, w którym dokonano płatności z naruszeniem przepisu.
W skrócie: zapłacisz gotówką 20 000 zł za towar objęty limitem — nie odliczysz tego wydatku od podatku dochodowego. To może być kilka tysięcy złotych podatku więcej, tylko za wybór złej formy płatności.
Podstawa: art. 108a–108f ustawy o VAT dotyczące konta VAT..
Mechanizm podzielonej płatności polega na tym, że zapłata za fakturę jest rozdzielona na dwie części towarów i usług: kwota netto trafia na normalny rachunek rozliczeniowy dostawcy, a kwota VAT — na specjalny rachunek VAT, z którego środki mają ograniczone przeznaczenie (głównie zapłata VAT do urzędu skarbowego lub innym dostawcom w mechanizmie podzielonej płatności).
Każdy podatnik VAT, który otrzymał fakturę z wykazaną kwotą podatku, może zastosować mechanizm podzielonej płatności — niezależnie od branży czy kwoty transakcji. To opcja, nie obowiązek.
Split payment jest obowiązkowy, gdy spełnione są łącznie dwa warunki:
Jeśli te warunki są spełnione — dostawca musi oznaczyć fakturę wyrazami „mechanizm podzielonej płatności”, a nabywca musi zastosować mechanizm podzielonej płatności przy zapłacie. Dostawca zobowiązany do wystawienia takiej faktury nie może odmówić przyjęcia płatności w split paymencie.
Nie jest to zwykły przelew — bank lub SKOK udostępnia specjalny komunikat przelewu, w którym trzeba wskazać:
Można też zapłacić zbiorczo za wiele faktur od jednego dostawcy z okresu od 1 dnia do 1 miesiąca — w komunikacie wpisuje się wtedy okres rozliczeniowy, a nie numer pojedynczej faktury.
Naczelnik urzędu skarbowego (albo urzędu celno-skarbowego) może ustalić dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty VAT przypadającej na towary/usługi z załącznika nr 15, za które zapłacono bez mechanizmu podzielonej płatności. Sankcji nie stosuje się, jeśli dostawca i tak rozliczył cały VAT z tej faktury — ale to nie jest coś, na co warto liczyć jako na „siatkę bezpieczeństwa”. Prościej: płacić prawidłowo od razu.
Split payment to nie tylko obowiązek i ryzyko — to też konkretne korzyści dla podatnika:
Podstawa: art. 96b ustawy o VAT (wykaz podatników) oraz art. 117ba Ordynacji podatkowej i art. 15d ustawy o CIT / art. 1 listopada 2019 22p ustawy o PIT (konsekwencje płatności na rachunek spoza wykazu).
Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi elektroniczny wykaz podmiotów VAT, potocznie zwany „białą listą podatników” (dostępny publicznie, w BIP Ministerstwa Finansów), w którym można sprawdzić:
Wykaz jest aktualizowany raz na dobę, w dni robocze, a sprawdzić można stan kontrahenta na dowolny dzień z ostatnich 5 lat. Sam wykaz (rejestr) ruszył 1 września 2019 r., ale sankcje związane z płatnością na rachunek spoza wykazu (utrata kosztu, odpowiedzialność solidarna) zaczęły obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2020 r. — ustawodawca dał więc firmom cztery miesiące na dostosowanie procedur, zanim błąd zaczął realnie kosztować.
Jeżeli firma zapłaci podatek na rachunek VAT przelewem na kwotę wynoszącą co najmniej 15 000 zł (czyli już przy fakturze na dokładnie 15 000 zł, nie tylko powyżej) za fakturę od czynnego podatnika VAT, a rachunek, na który poszła płatność, nie znajduje się na białej liście podatników VAT — grozi to dwoma rzeczami jednocześnie:
To dokładnie ten sam mechanizm sankcyjny, co przy zapłacie gotówką powyżej limitu z art. 19 Prawa przedsiębiorców — tylko wynikający z innego uchybienia.
Ustawa przewiduje „bezpieczny port”: jeśli mimo wszystko trzeba zapłacić na rachunek spoza białej listy (bo np. kontrahent ma taki rachunek i nie da się tego zmienić), można złożyć zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty — w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu. Zawiadomienie musi zawierać m.in. dane podatnika, dane wystawcy faktury, numer rachunku i wysokość zapłaconej należności, w tym informacje dotyczące VAT z faktury.
Złożone w terminie zawiadomienie wyłącza odpowiedzialność solidarną i utratę kosztu — mimo że rachunek był poza wykazem podatników VAT.
Zanim wykonasz przelew za fakturę kosztową, warto przejść przez cztery pytania:
W naszym biurze weryfikacja rachunków kontrahentów i pilnowanie limitów split paymentu nie jest czynnością, którą klient musi pamiętać robić „ręcznie” przy każdym przelewie na konto VAT. Faktury kosztowe trafiają do nas przez aplikację mobilną, przeglądarkę lub dedykowany mail, a program księgowy (enova365) w połączeniu z naszymi procedurami wewnętrznymi obejmuje oraz integruje dane z systemu Scanye — dzięki temu mamy informacje o statusie na białej liście podatników VAT oraz automatyczne blokady na formę gotówkową, gdy transakcja przekracza ustawowy limit.
Dzięki temu klient nie musi znać na pamięć art. 19 Prawa przedsiębiorców czy załącznika nr 15 do ustawy o VAT — wystarczy, że dostarczy dokumenty w ustalonym cyklu (komplet do 10. dnia miesiąca, z rabatem przy dostarczeniu do 5.), a resztą zajmujemy się my, korzystając ze wsparcia informacji z systemu Scanye.
Jeśli prowadzisz firmę i chcesz mieć pewność, że przelewy firmowe są rozliczane prawidłowo — bez niespodzianek w postaci utraconego kosztu czy odpowiedzialności solidarnej — zapraszamy do kontaktu.
Nie — ograniczenie z art. 19 Prawa przedsiębiorców dotyczy zapłaty gotówką. Płatność kartą, przelewem, BLIK-iem firmowym — to formy rozliczenia za pośrednictwem rachunku płatniczego, więc są w porządku.
Tak, przepisy o mechanizmie podzielonej płatności stosuje się odpowiednio do zaliczek — w komunikacie przelewu wpisuje się wtedy słowo „zaliczka” zamiast numeru faktury.
Sankcje z art. 117ba Ordynacji podatkowej i art. 15d ustawy o CIT / art. 22p ustawy o PIT dotyczą płatności, których wartość wynosi co najmniej 15 000 zł. Przy fakturze na 10 000 zł przepis nie ma zastosowania — ale nadal warto sprawdzić kontrahenta, choćby po to, by uniknąć oszustwa.
Wykaz podatników VAT aktualizowany jest raz na dobę w dni robocze. Można sprawdzić status kontrahenta na wybrany dzień z ostatnich 5 lat — to ważne przy ewentualnej kontroli, bo liczy się stan na dzień zlecenia przelewu, nie na dzień sprawdzania.
Nie — wystarczy złożyć je przy pierwszej płatności przelewem na dany rachunek spoza białej listy. Kolejne płatności na ten sam rachunek nie wymagają powtórnego zawiadomienia.