Oferta
Firma
Wyślij zapytanie
Zadzwoń: 22 408 70 80
Napisz: kontakt@kpj.pl · Warszawa-Bemowo, obsługa online w całej Polsce
Oferta
Firma
Napisz: kontakt@kpj.pl · Warszawa-Bemowo, obsługa online w całej Polsce
Jak zmienić biuro rachunkowe krok po kroku: wypowiedzenie umowy, przekazanie dokumentów, pełnomocnictwa, KSeF i e-Urząd Skarbowy oraz co zrobić z zaległościami.
Stan na dzień 26.10.2026.
Zmiana biura rachunkowego to w praktyce cztery kroki, które przedsiębiorca może przejść w ciągu jednego okresu wypowiedzenia: wybór nowego biura, wypowiedzenie umowy zgodnie z jej terminem, przekazanie dokumentacji i pełnomocnictw oraz start w nowym biurze od ustalonego miesiąca. Najlepiej zmieniać od początku miesiąca, a najprościej od nowego roku. Biuro Rachunkowe KPJ przejmuje księgowość od innych biur regularnie, więc poniżej opisujemy to tak, jak wygląda naprawdę.
Decyzję o zmianie biura rachunkowego przedsiębiorca podejmuje zwykle z jednego z kilku powodów: księgowy nie odpowiada na pytania, deklaracje podatkowe są składane w ostatniej chwili albo z błędami, firma urosła i potrzebuje pełnej księgowości lub kadr, albo obecne biuro nie obsługuje KSeF i pracy online. Jeśli rozpoznajesz u siebie któryś z tych sygnałów, warto sprawdzić, jak wygląda współpraca z innym biurem rachunkowym.
Najbezpieczniej od pierwszego dnia miesiąca, po zamknięciu poprzedniego miesiąca przez stare biuro. Wtedy jasne jest, kto rozlicza który okres. Od nowego roku zmiana jest najprostsza, bo stare biuro zamyka cały rok, ale nie musisz czekać do stycznia, jeśli współpraca nie działa.
Zwróć uwagę na rozliczenia roczne: jeśli zmieniasz biuro w trakcie roku, ustal na piśmie, kto przygotuje roczny PIT lub CIT, sprawozdanie finansowe i PIT-11 dla pracowników za ten rok.
Zanim wypowiesz umowę, umów się z nowym biurem: poznaj zakres usług, cenę i termin startu. Zapytaj, jak przejmuje księgowość od poprzedniego biura i kto to koordynuje. Na co patrzeć przy wyborze, piszemy w poradniku (Jak wybrać biuro rachunkowe — kryteria, pytania, czerwone flagi).
Dobrym pomysłem jest szukanie biura, które pracuje na tym samym programie księgowym co obecne. Wtedy nowe biuro nie musi wprowadzać od nowa całego roku: przejmuje bazę danych z programu i kontynuuje księgowanie od miejsca, w którym skończyło poprzednie biuro. Plan kont, kontrahenci, środki trwałe, rozrachunki i historia deklaracji zostają na miejscu.
To wygodniejsze dla Ciebie, tańsze (mniej pracy przy przejęciu) i bezpieczniejsze, bo nie ma ryzyka błędów przy ręcznym przenoszeniu danych w trakcie roku. Przy wyborze nowego biura zapytaj więc obecne biuro, w jakim programie prowadzi Twoją księgowość.
Ten sam program nie jest jednak warunkiem. KPJ pracuje w enova365, który pozwala zaimportować dane z innych programów księgowych, m.in. Comarch Optima, Symfonia, Insert (Rachmistrz, Rewizor), Buchalter czy wFirma. Dlatego przy przejściu do KPJ nie musisz szukać biura na tym samym programie — przejmiemy dane z bazy, którą wyda Ci dotychczasowe biuro.
Sprawdź w umowie okres wypowiedzenia, najczęściej jeden do trzech miesięcy, i formę (pisemna, mailowa). W wypowiedzeniu wskaż ostatni miesiąc, który rozlicza stare biuro, i poproś o przygotowanie dokumentacji do przekazania.
Przed podpisaniem umowy z nowym biurem sprawdź w obecnej umowie, czy dotychczasowe biuro ma obowiązek przekazać dokumenty po zakończeniu współpracy i w jakim terminie. Większość umów tego wymaga, ale warto mieć to na piśmie, zanim złożysz wypowiedzenie. Umowę z nowym biurem podpisz z datą startu na pierwszy dzień miesiąca, w którym poprzednie biuro przestaje księgować — wtedy każdy okres rozliczeniowy ma jednego, jasno wskazanego księgowego.
Żeby wypowiedzenie było jasne i nie budziło sporów o terminy, umieść w nim:
Wyślij wypowiedzenie w formie, której wymaga umowa (pisemnie lub mailowo), i zachowaj potwierdzenie doręczenia. Okres wypowiedzenia liczy się zwykle od dnia, w którym biuro je otrzymało.
Nowe biuro potrzebuje kompletu danych, żeby kontynuować księgowość bez przerwy:
| Co przekazać | Po co |
|---|---|
| księgi lub KPiR, ewidencje VAT, rejestry za bieżący rok | ciągłość księgowania |
| ewidencja środków trwałych i amortyzacji | dalsze odpisy |
| deklaracje i JPK za ostatnie okresy, potwierdzenia wysyłki | kontrola rozliczeń |
| ostatnie sprawozdanie finansowe (spółki), bilans otwarcia | stan majątku i kapitałów |
| akta osobowe, listy płac, deklaracje ZUS (gdy biuro prowadziło kadry) | kontynuacja płac |
| salda rozrachunków z kontrahentami i z urzędami | uzgodnienie należności i zobowiązań |
Przekazanie potwierdźcie protokołem z listą dokumentów. Dzięki temu wiadomo, co zostało oddane i za jaki okres odpowiada każde biuro.
Pamiętaj: jeśli księgi są prowadzone w programie komputerowym, to zbiory danych z tego programu są księgami rachunkowymi (art. 13 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Ta sama zasada dotyczy podatkowej księgi przychodów i rozchodów prowadzonej elektronicznie. Księgi i dokumenty źródłowe — faktury, wyciągi, umowy, listy płac — są własnością Twojej firmy, a nie biura, które je prowadzi. Biuro działa na Twoje zlecenie i po zakończeniu współpracy musi wydać wszystko, co uzyskało przy jego wykonywaniu (art. 740 Kodeksu cywilnego).
W praktyce oznacza to, że dotychczasowe biuro nie może odmówić wydania ani dokumentów źródłowych, ani bazy danych z programu księgowego. W wypowiedzeniu poproś wprost o:
Licz się z tym, że przygotowanie bazy do wydania to dla biura dodatkowa praca, dlatego zwykle jest płatne osobno, według cennika biura. Tak jest też w KPJ. Zapytaj o tę opłatę jeszcze przed wypowiedzeniem umowy, żeby nie było zaskoczenia przy rozliczeniu.
Uprawnienia starego biura cofnij, a nowemu nadaj. Do odwołania pełnomocnictw służą osobne formularze: w urzędzie skarbowym OPL-1 (odwołanie pełnomocnictwa UPL-1 do podpisywania deklaracji), a w ZUS PEL-O (odwołanie pełnomocnictwa PEL). Oba złożysz online: OPL-1 przez e-Urząd Skarbowy na podatki.gov.pl, a PEL-O przez portal eZUS (PUE ZUS), bez wizyty w urzędzie.
Zanim zaczniesz proces zmiany, zbierz w jednym miejscu dokumenty i informacje, o które zapyta nowe biuro:
Dzięki temu nowy księgowy przejmie księgowość szybciej, a Ty nie będziesz szukać dokumentów w dniu, w którym trzeba złożyć deklaracje podatkowe. Przy przekazywaniu dokumentów warto też ustalić formularz protokołu: co zostało przekazane, za jaki okres i w jakiej formie (papier, plik, dostęp do programu).
Jednoosobowa działalność gospodarcza ma w CEIDG wpisane miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej. Jeśli dokumentację księgową przechowuje biuro rachunkowe, w CEIDG figuruje jego adres. Po zmianie biura złóż wniosek o zmianę wpisu w CEIDG: wpisz dane i adres nowego biura. Na aktualizację danych masz 7 dni od zmiany. Spółki zgłaszają zmianę miejsca przechowywania ksiąg w urzędzie skarbowym na formularzu aktualizacyjnym NIP-8.
Zmiana biura nie musi oznaczać wyższych kosztów. W KPJ księgowość KPiR lub ryczałtu kosztuje od 325 zł netto miesięcznie, pełna księgowość spółki od 1 260 zł netto, a kadry i płace od 80 zł netto za osobę. Przy przejściu płacisz jednorazową opłatę na start, która obejmuje przejęcie dokumentacji, sprawdzenie stanu ksiąg i ustawienie pełnomocnictw. Przed podpisaniem umowy wiesz też, ile kosztują dokumenty ponad pakiet i usługi dodatkowe.
Po przejęciu dokumentów nowe biuro sprawdza stan ksiąg, otwiera ewidencje w swoim programie i ustala z Tobą sposób przekazywania faktur i wyciągów. W pierwszym miesiącu warto razem przejść przez listę stałych płatności (ZUS, zaliczki na podatek, VAT), żeby nic nie umknęło przy zmianie. Dobrze zaplanowane wdrożenie trwa zwykle kilka dni roboczych, a kolejne miesiące wyglądają już rutynowo: dokumenty do ustalonego dnia, rozliczenie i informacja o kwotach do zapłaty.
Zdarza się, że po przejęciu okazuje się, że księgi są niekompletne albo deklaracje nie zostały złożone. Nowe biuro powinno to wyłapać na starcie, zanim weźmie odpowiedzialność za kolejne miesiące. Mieliśmy taki przypadek: spółka deweloperska z trzema latami zaniedbanej księgowości, którą wyprowadziliśmy z zaległości razem z biegłym rewidentem. Za błędy z okresu starego biura odpowiada stare biuro, w ramach swojej umowy i ubezpieczenia OC.
Większość nowych klientów przychodzi do nas właśnie od innego biura. Dlatego przejęcie mamy rozpisane:
Ile kosztuje obsługa po przejściu, sprawdzisz w cenniku: (Ile kosztuje biuro rachunkowe w 2026 — od czego zależy cena).
Nie. Dokumenty źródłowe i księgi, także w postaci bazy danych z programu księgowego, są własnością Twojej firmy. Po zakończeniu współpracy biuro musi je wydać, a jeśli nowe biuro pracuje na tym samym programie, przejęcie bazy pozwala kontynuować księgowość bez ponownego wprowadzania danych.
Zgodnie z warunkami umowy: najczęściej pisemnie lub mailowo, z zachowaniem okresu wypowiedzenia od jednego do trzech miesięcy. W wypowiedzeniu wskaż ostatni rozliczany miesiąc i poproś o przygotowanie dokumentów do przekazania.
Tak. Najlepiej od początku miesiąca, po zamknięciu poprzedniego. Ustal na piśmie, kto przygotuje roczne rozliczenie za rok, w którym zmieniasz biuro.
Księgi lub KPiR i ewidencje VAT za bieżący rok, ewidencję środków trwałych, deklaracje i JPK, ostatnie sprawozdanie finansowe, a jeśli prowadziło kadry, także akta osobowe i dokumentację płacową. Przekazanie warto potwierdzić protokołem.
Poprzednie biuro, za okres, który prowadziło, na zasadach swojej umowy i w ramach obowiązkowego ubezpieczenia OC. Wobec urzędu podatek nadal płaci firma, ale szkodę można dochodzić od biura.