Umowa o pracę czy B2B (i zlecenie) — koszty i ryzyka dla firmy w 2026

Stan na dzień 26.10.2026.

Dla firmy najdroższa jest umowa o pracę (UoP), bo do pensji brutto dochodzi około 20,48% składek pracodawcy, płatny urlop i chorobowe. Zlecenie bywa tańsze, zwłaszcza ze studentem do 26 lat, a przy B2B firma płaci tylko fakturę. O wyborze nie decyduje jednak sama cena: jeśli osoba pracuje pod Twoim kierownictwem, w stałym miejscu i czasie, prawo traktuje to jak etat, niezależnie od nazwy umowy. W Biurze Rachunkowym KPJ pomagamy dobrać formę, która jest i opłacalna, i bezpieczna.

B2B czy umowa o pracę: ile kosztuje ta sama osoba?

Przy B2B kosztem firmy jest kwota faktury netto. VAT z faktury czynny podatnik VAT odlicza. Za ten sam budżet na etacie część pieniędzy pochłoną składki, ale pracownik ma płatny urlop, chorobowe i ochronę Kodeksu pracy.

Umowa o pracę czy B2B (i zlecenie): porównanie dla firmy

Ile kosztuje umowa zlecenia?

Przy zleceniu jako jedynym tytule do ubezpieczeń firma płaci składki emerytalną, rentową i wypadkową oraz FGŚP, a Fundusz Pracy dopiero od wynagrodzenia równego co najmniej płacy minimalnej. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. Zupełnie inaczej wygląda zlecenie ze studentem do 26 lat (bez składek) albo z osobą, która ma etat u innego pracodawcy z co najmniej płacą minimalną (tylko składka zdrowotna).

Kontrakt B2B a stosunek pracy: kiedy grozi przekwalifikowanie?

O tym, czy to stosunek pracy, decydują warunki, a nie nazwa umowy. Sygnały ostrzegawcze:

• osoba pracuje w godzinach i miejscu wyznaczonych przez firmę,
• wykonuje polecenia przełożonego, jak pozostali pracownicy,
• ma stałe, powtarzalne obowiązki zamiast konkretnego zlecenia czy projektu,
• dostaje stałą kwotę niezależnie od efektów,
• przy B2B: robi dla firmy to samo, co wcześniej na etacie.

Jeśli kontrola ZUS albo inspekcji pracy uzna umowę za stosunek pracy, firma dopłaci składki za cały okres wstecz, z odsetkami. Dlatego B2B najlepiej sprawdza się przy specjalistach, którzy sami organizują swoją pracę, mają kilku klientów i rozliczają się za wynik.

B2B vs umowa o pracę: co wybrać? Szybka ściągawka

• Stała praca w zespole, na miejscu, w Twoich godzinach → umowa o pracę.
• Praca dorywcza, sezonowa, student → umowa zlecenia.
• Specjalista z własną firmą, rozliczany za projekt lub wynik → B2B.
• Pracownik chce przejść z etatu na B2B → sprawdźcie, czy zmieni się sposób pracy. Jeśli nie, ryzyko przekwalifikowania jest wysokie. A jeśli przejście ma sens, współpracownik może w kalkulatorze powyżej porównać, ile zapłaci podatku w różnych formach.

B2B w praktyce: jak rozlicza się samozatrudnienie?

Umowa B2B to umowa cywilnoprawna oparta na przepisach Kodeksu cywilnego, a nie prawa pracy. Współpracownik prowadzi własną działalność gospodarczą (samozatrudnienie), co miesiąc wystawia fakturę, a od przychodu sam płaci podatek dochodowy i składki ZUS. Formę opodatkowania wybiera spośród skali podatkowej, podatku liniowego i ryczałtu, a jeśli jest czynnym podatnikiem VAT, dolicza do faktury 23% VAT.

Dla firmy oznacza to prostsze rozliczenia: nie ma listy płac, deklaracji ZUS ani PIT-11, a płatność to po prostu faktura kosztowa w księgowości. Po stronie współpracownika zostaje za to cała papierologia: księgowość, opłacanie składek, zaliczki na podatek dochodowy i pilnowanie terminów.

Dlaczego współpracownicy tak często chcą B2B? Bo przy tym samym budżecie firmy mogą dostać wyższe wynagrodzenie „na rękę”: zamiast składek od pełnej pensji płacą ZUS od stałej podstawy, a podatek liniowy lub ryczałt bywa niższy niż skala na etacie. Cena to brak płatnego urlopu, chorobowego i ochrony, jaką daje Kodeks pracy.

Minusy umowy B2B — dla firmy i dla współpracownika

B2B kusi niższym kosztem, ale ma swoje wady. Dla firmy:

• ryzyko przekwalifikowania i zaległych składek, gdy współpraca wygląda jak etat,
• mniejsza lojalność i krótsze wypowiedzenie: kontrakt B2B można zwykle rozwiązać szybciej niż umowę o pracę,
• brak kontroli nad czasem pracy — przy B2B rozliczacie efekt, nie godziny.

Dla współpracownika:

• brak płatnego urlopu i chorobowego, chyba że kontrakt je przewiduje,
• samodzielne rozliczanie podatku, ZUS i księgowości,
• niższa emerytura, jeśli płaci składki od minimalnej podstawy.

Czy B2B liczy się do emerytury?

Tak. Przedsiębiorca płaci składki emerytalne i rentowe, więc okres prowadzenia działalności liczy się do stażu i emerytury. Wysokość przyszłej emerytury zależy jednak od podstawy składek: na pełnym ZUS to 5 652 zł miesięcznie, niezależnie od dochodu, czyli zwykle mniej niż przy wysokiej pensji na etacie.

Przejście z etatu na B2B: od jakiej kwoty się opłaca?

Nie ma jednej kwoty. To zależy od formy opodatkowania, kosztów, ulg w ZUS i tego, czy współpracownik ceni płatny urlop i stabilność etatu. Przy wyższych stawkach różnica na korzyść B2B rośnie, bo podatek liniowy lub ryczałt i ZUS od stałej podstawy dają więcej „na rękę” niż skala podatkowa na etacie. Współpracownik może to sprawdzić w kalkulatorze form opodatkowania otwieranym z kalkulatora powyżej.

Przejście z umowy o pracę na B2B: o czym pamiętać?

Przejście z umowy o pracę na B2B to częsta prośba pracowników, zwłaszcza w IT i usługach specjalistycznych. Zanim firma się zgodzi, warto sprawdzić kilka rzeczy:

• Czy zmieni się sposób wykonywania pracy? Jeśli osoba dalej pracuje w tych samych godzinach, w tym samym miejscu i pod tym samym kierownictwem, praca na B2B jest w praktyce etatem, a przepisy prawa pracy i tak będą miały zastosowanie po kontroli.
• Ulgi w ZUS i forma opodatkowania. Kto po przejściu na B2B świadczy usługi dla byłego pracodawcy w zakresie tych samych obowiązków, nie skorzysta z ulgi na start ani z preferencyjnego ZUS i nie może opodatkować przychodu podatkiem liniowym ani ryczałtem. Zostaje mu opodatkowanie na zasadach ogólnych i pełny ZUS, co często zjada korzyść z B2B.
• Świadczenia, które znikną. Na B2B nie ma płatnego urlopu, wynagrodzenia chorobowego od firmy, dodatków za nadgodziny ani ochrony przed wypowiedzeniem. Część firm wpisuje do kontraktu płatne dni wolne, ale to już kwestia negocjacji.
• Kto zajmie się rozliczeniami. Współpracownik musi sam rozliczać podatek, opłacać składki i prowadzić księgowość, więc do porównania trzeba doliczyć koszt biura rachunkowego.

Dobra forma współpracy to taka, w której obie strony rozumieją różnice: B2B vs umowa o pracę to nie tylko inna kwota na fakturze, ale inny zakres odpowiedzialności. Firma może policzyć swój koszt w kalkulatorze powyżej, a współpracownik w kalkulatorze form opodatkowania sprawdzi, ile realnie zostanie mu z wynagrodzenia na B2B.

Urlop i wypowiedzenie: UoP a B2B

Na umowie o pracę okres wypowiedzenia zależy od stażu u pracodawcy: 2 tygodnie przy stażu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc przy co najmniej 6 miesiącach i 3 miesiące przy co najmniej 3 latach. Przy zleceniu i B2B okres wypowiedzenia ustalacie w umowie, więc warto go zapisać tak, żeby obie strony miały czas na przekazanie pracy.

Jak pomagamy w KPJ

Przy decyzji o formie zatrudnienia:

• liczymy pełny koszt każdej formy dla konkretnej osoby i budżetu,
• przygotowujemy umowy o pracę i zlecenia oraz pilnujemy zgłoszeń do ZUS,
• rozliczamy listy płac i zlecenia co miesiąc, razem z księgowością firmy.

Granica: oceniamy koszty i obowiązki kadrowe. Ocenę ryzyka konkretnej umowy B2B w sporze z ZUS prowadzi prawnik — współpracujemy z kancelarią MK Legal. Więcej o kosztach etatu w tekście (Ile kosztuje zatrudnienie pracownika w 2026 — pełny koszt pracodawcy).

Najczęstsze pytania