Jak zatrudnić pierwszego pracownika — obowiązki pracodawcy krok po kroku

Stan na dzień 26.10.2026.

Żeby zatrudnić pierwszego pracownika na umowę o pracę, musisz przed dopuszczeniem go do pracy potwierdzić umowę na piśmie, skierować go na wstępne badania lekarskie i przeprowadzić szkolenie BHP. W ciągu 7 dni zgłaszasz go do ZUS i przekazujesz informację o warunkach zatrudnienia, a potem prowadzisz akta osobowe, ewidencję czasu pracy i co miesiąc listę płac. Poniżej cała lista w kolejności, w jakiej przechodzimy ją z pracodawcami w Biurze Rachunkowym KPJ.

Jak zatrudnić pierwszego pracownika: lista kontrolna

Jak zatrudnić pracownika: umowa o pracę, umowa zlecenie czy B2B?

Najpierw zdecyduj, na jakiej podstawie ma pracować nowa osoba. Jeśli wykonuje pracę pod Twoim kierownictwem, w wyznaczonym miejscu i czasie, to jest stosunek pracy, niezależnie od nazwy umowy. Zastąpienie etatu umową zlecenia czy kontraktem B2B przy takich warunkach grozi przekwalifikowaniem umowy przez sąd albo inspekcję pracy.

Ile za ten sam budżet kosztuje etat, a ile współpraca B2B, i czego firma nie płaci przy B2B, sprawdzisz poniżej:

Umowa zlecenia sprawdzi się przy pracy dorywczej i bez stałego podporządkowania. Ten poradnik dotyczy umowy o pracę, bo to przy niej obowiązków jest najwięcej.

Jaką umowę o pracę podpisać na start? Zasady z Kodeksu pracy

Kodeks pracy przewiduje trzy rodzaje umów: na okres próbny, na czas określony i na czas nieokreślony.

Okres próbny trwa do 3 miesięcy, gdy planujesz potem umowę na co najmniej rok lub bezterminową. Krócej, gdy planujesz krótszą umowę: 1 miesiąc przy umowie poniżej 6 miesięcy i 2 miesiące przy umowie od 6 do 12 miesięcy.

Umowa musi określać strony, rodzaj umowy, datę jej zawarcia, rodzaj i miejsce pracy, wynagrodzenie ze wskazaniem składników, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy. Kodeks pracy nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, ale warunki umowy musisz potwierdzić na piśmie przed dopuszczeniem do pracy. Postanowienia mniej korzystne niż przepisy prawa pracy są nieważne.

Rekrutacja i przygotowanie: co zrobić przed zatrudnieniem nowego pracownika?

Rekrutacja i dane kandydata. Kandydat musi znać proponowane wynagrodzenie albo jego przedział. Od 24 grudnia 2025 roku pracodawca przekazuje tę informację w ogłoszeniu, a jeśli jej tam nie ma, to przed rozmową kwalifikacyjną lub najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy. Od kandydata możesz żądać tylko danych wskazanych w przepisach, a dokumenty osób, których nie zatrudnisz, po rekrutacji usuwasz, chyba że zgodziły się na udział w kolejnych naborach.

Wstępne badania lekarskie. Wystawiasz skierowanie, a pracownik idzie do placówki medycyny pracy, z którą masz umowę. Bez orzeczenia o braku przeciwwskazań nie możesz dopuścić go do pracy. Badań nie trzeba powtarzać, gdy ktoś wraca na to samo stanowisko u Ciebie w ciągu 30 dni albo przychodzi od innego pracodawcy w ciągu 30 dni z aktualnym orzeczeniem odpowiadającym warunkom pracy (z wyjątkiem prac szczególnie niebezpiecznych).

Szkolenie BHP. Przed rozpoczęciem pracy każdy nowy pracownik przechodzi instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy. W małej firmie, do 10 pracowników, zadania służby BHP możesz wykonywać sam, po ukończeniu odpowiedniego szkolenia, albo zlecić je specjaliście zewnętrznemu.

Za dopuszczenie do pracy bez badań lub szkolenia BHP grozi grzywna od 1 000 do 30 000 zł.

Zgłoszenie pracownika do ZUS i inne obowiązki pracodawcy w 7 dni

Zgłoszenie do ZUS. Pracownika zgłaszasz do ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, chorobowego, wypadkowego i zdrowotnego w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy, na formularzu ZUS ZUA. Jeśli zatrudnia spółka, która nie miała dotąd nikogo ubezpieczonego, najpierw zgłasza się w ZUS jako płatnik składek.

Informacja o warunkach zatrudnienia. W ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy przekazujesz na piśmie m.in. normy i wymiar czasu pracy, przerwy i odpoczynki, zasady pracy w nadgodzinach, składniki wynagrodzenia, wymiar urlopu i zasady rozwiązania umowy. Część informacji, np. o instytucji zabezpieczenia społecznego, możesz przekazać w ciągu 30 dni.

Potwierdzenia zapoznania. Pracownik podpisuje, że zna zakres obowiązków, przepisy BHP, ocenę ryzyka zawodowego na swoim stanowisku, a jeśli je masz, także regulamin pracy i zasady monitoringu.

Dokumenty przy zatrudnieniu pracownika

Przy zatrudnianiu pracownika zbierasz i przygotowujesz komplet dokumentów. Najczęściej są to:

• kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a po zatrudnieniu dla pracownika (dane potrzebne do zgłoszenia w ZUS i wypłaty wynagrodzenia),
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc — potrzebne do ustalenia wymiaru urlopu,
• orzeczenie lekarskie z badań wstępnych i zaświadczenie o szkoleniu BHP,
• umowa o pracę i informacja o warunkach zatrudnienia,
• oświadczenia pracownika, np. PIT-2 (kwota zmniejszająca podatek), dotyczące PPK czy podwyższonych kosztów uzyskania przychodu,
• potwierdzenia zapoznania z regulaminami, przepisami BHP i oceną ryzyka zawodowego.

Wszystkie te dokumenty trafiają do akt osobowych, a ich przechowywanie i ochrona danych osobowych to obowiązek każdego pracodawcy, także przy jednym pracowniku.

Dokumentacja pracownicza: akta osobowe i ewidencja czasu pracy

Od pierwszego pracownika prowadzisz dla niego akta osobowe w pięciu częściach: A (dokumenty z rekrutacji i badania), B (nawiązanie i przebieg zatrudnienia), C (rozwiązanie umowy), D (kary porządkowe) i E (kontrola trzeźwości, jeśli ją prowadzisz). Akta możesz prowadzić papierowo albo elektronicznie.

Do tego dochodzi ewidencja czasu pracy: przepracowane godziny, nadgodziny, praca w nocy, urlopy i inne nieobecności. To na jej podstawie liczy się wynagrodzenie za nadgodziny i dodatki.

Ile kosztuje zatrudnienie pierwszego pracownika?

Do wynagrodzenia brutto pracodawca dolicza swoje składki ZUS: emerytalną 9,76%, rentową 6,5%, wypadkową (w firmie do 9 ubezpieczonych 1,67%), Fundusz Pracy 2,45% i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 0,10%. Razem około 20,48% ponad pensję.

Policz koszt dla wynagrodzenia, które planujesz:

Jeśli pracownik oszczędza w PPK, dochodzi wpłata pracodawcy, co najmniej 1,5% wynagrodzenia. Do kosztu zatrudnienia doliczysz też badania lekarskie, szkolenie BHP, sprzęt i obsługę kadr i płac. Pensję wypłacasz co najmniej raz w miesiącu, najpóźniej do 10. dnia następnego miesiąca, co do zasady przelewem na konto.

PPK: kiedy trzeba zawrzeć umowy?

Pracownicze Plany Kapitałowe dotyczą także pierwszego pracownika. Obowiązek pojawia się po 3 miesiącach zatrudnienia: wybierasz instytucję finansową, zawierasz z nią umowę o zarządzanie PPK, a potem w imieniu pracownika umowę o prowadzenie PPK. Pracownik może zrezygnować z oszczędzania, składając deklarację. Terminy i wybór instytucji warto zaplanować wcześniej, bo umowa o zarządzanie musi być zawarta przed umową o prowadzenie.

Jak pomagamy w KPJ przy pierwszym pracowniku

Pierwszy pracownik to dla firmy nowa rola: płatnik składek i pracodawca naraz. Prowadzimy kadry i płace w tym samym zespole co księgowość, więc wynagrodzenia i składki od razu trafiają do ksiąg:

• przygotowanie dokumentów: umowa, informacja o warunkach zatrudnienia, skierowanie na badania, oświadczenia i potwierdzenia,
• zgłoszenie do ZUS w terminie i rejestracja firmy jako płatnika,
• listy płac, deklaracje ZUS i zaliczki na podatek co miesiąc, a po roku PIT-11 i PIT-4R,
• e-teczki w HR Nest: akta osobowe pracownika online,
• PPK: wybór instytucji, umowy i comiesięczne wpłaty.

Granica: kadry i płace prowadzimy na podstawie Twoich decyzji. Pracodawcą i płatnikiem składek nadal jesteś Ty, a spory pracownicze czy wypowiedzenia w trudnych sprawach prowadzi prawnik. Jeśli zastanawiasz się, czy kadry zlecić, czy zatrudnić kadrową, porównanie znajdziesz w tekście (Outsourcing kadr i płac czy własna kadrowa — wady, zalety, koszty). Zakres usług opisujemy na stronie kadry i płace.

Najczęstsze pytania

Zatrudniasz pierwszą osobę?