Ile kosztuje zatrudnienie pracownika w 2026 — pełny koszt pracodawcy

Stan na dzień 26.10.2026.

Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę kosztuje firmę mniej więcej wynagrodzenie brutto plus 20,48% składek pracodawcy, a jeśli pracownik oszczędza w PPK, jeszcze co najmniej 1,5%. Przy płacy minimalnej 4 806 zł brutto to 5 790,28 zł miesięcznie bez PPK. Do tego dochodzą badania, szkolenie BHP, sprzęt i obsługa kadr. Biuro Rachunkowe KPJ prowadzi kadry i płace dla firm od pierwszego pracownika — poniżej policzysz koszt dla swojej pensji.

Kalkulator: koszt pracownika na podstawie umowy o pracę

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika: z czego się składa?

Do wynagrodzenia brutto pracodawca dolicza swoją część składek. Pracownik płaci swoje składki i zaliczkę na podatek z pensji brutto, więc nie zwiększają one kosztu firmy.

Razem bez PPK to 20,48% wynagrodzenia brutto. Składka wypadkowa w większych firmach może być inna, bo zależy od kategorii ryzyka.

Koszt pracodawcy przy różnych kwotach brutto (umowa o pracę)

Kwota „na rękę” dotyczy pracownika z PIT-2, pracującego w miejscu zamieszkania i bez wpłat do PPK po swojej stronie. Przy pensji 15 000 zł pracownik w trakcie roku przekroczy próg podatkowy 120 000 zł, więc w ostatnich miesiącach dostanie mniej.

Koszty związane z zatrudnieniem, które ponosi pracodawca

Gdy zaczynasz zatrudniać ludzi, firma staje się płatnikiem: co miesiąc oblicza i odprowadza składki ZUS oraz zaliczki na podatek za pracownika. Część tych pieniędzy pochodzi z wynagrodzenia brutto pracownika (jego składki i podatek), a część musi finansować pracodawca ze swoich środków (składki pracodawcy, PPK). To ta druga część decyduje o tym, ile naprawdę kosztuje pracownik na etacie.

Koszty zatrudnienia poza pensją i składkami ZUS

Same składki to nie wszystko. Przy każdym pracowniku firma ponosi też:

• badania lekarskie wstępne, okresowe i kontrolne,
• szkolenie BHP wstępne i okresowe,
• wynagrodzenie za urlop: 20 dni rocznie, a przy stażu od 10 lat 26 dni,
• wynagrodzenie chorobowe: przez pierwsze 33 dni choroby w roku płaci pracodawca (przy pracownikach po 50. roku życia 14 dni), potem ZUS,
• sprzęt i stanowisko pracy, odzież robocza w niektórych branżach,
• obsługę kadr i płac: umowy, listy płac, deklaracje ZUS, PIT-11, akta osobowe.

Czy zatrudnienie na zleceniu albo B2B jest tańsze?

Na pierwszy rzut oka tak, bo przy zleceniu część składek bywa niższa, a przy B2B firma nie płaci składek wcale. Ale jeśli osoba pracuje pod Twoim kierownictwem, w wyznaczonym miejscu i czasie, to w świetle prawa jest to stosunek pracy, niezależnie od nazwy umowy. Kontrola ZUS lub inspekcji pracy może wtedy przekwalifikować umowę i naliczyć składki wstecz. Porównanie trzech form znajdziesz w tekście (Umowa o pracę, zlecenie czy B2B — różnice podatkowe i ryzyko przekwalifikowania).

Ile kosztuje pracownik, który ma dostać 10 000 zł netto?

Żeby pracownik dostał na rękę 10 000 zł (z PIT-2, bez PPK), wynagrodzenie brutto musi wynieść około 14 185 zł. Całkowity koszt zatrudnienia pracownika dla firmy to wtedy około 17 091 zł miesięcznie, a z wpłatą PPK pracodawcy około 17 303 zł. Przy takiej pensji pracownik przekroczy w trakcie roku próg podatkowy, więc w ostatnich miesiącach jego wynagrodzenie netto spadnie, choć koszt firmy się nie zmieni.

Umowa zlecenie: jaki koszt ponosi zleceniodawca?

Przy umowie zlecenia jako jedynym tytule do ubezpieczeń firma płaci podobne składki jak przy umowie o pracę: emerytalną, rentową, wypadkową i FGŚP, a Fundusz Pracy, gdy wynagrodzenie wynosi co najmniej płacę minimalną. Przykładowo:

Przy kwocie od płacy minimalnej koszt jest taki sam, ale przy zleceniu nie ma płatnego urlopu ani wynagrodzenia chorobowego po stronie firmy. Zlecenie ze studentem do 26 lat nie kosztuje firmy nic ponad kwotę brutto. Więcej porównań i kalkulator zlecenia znajdziesz w tekście o formach zatrudnienia.

Jak obliczyć koszt zatrudnienia pracownika krok po kroku?

Obliczenia dla pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę wyglądają zawsze tak samo:

1. Zacznij od kwoty brutto z umowy, czyli wynagrodzenia, które pracownik otrzymuje przed potrąceniami.
2. Dolicz składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę: emerytalną, rentową i wypadkową.
3. Dolicz składki na Fundusz Pracy i FGŚP, które odprowadza pracodawca zatrudniający pracownika.
4. Jeśli pracownik oszczędza w PPK, uwzględnij wpłatę podstawową pracodawcy.
5. Wynik to całkowity koszt pracodawcy w miesiącu. Pomnóż go przez 12, żeby poznać łączny koszt roczny.

Składek pracownika (emerytalnej 9,76%, rentowej 1,5%, chorobowej 2,45%), składki zdrowotnej ani zaliczki na podatek dochodowy nie dodajesz — pracodawca je potrąca z wynagrodzenia brutto i przekazuje do ZUS i urzędu skarbowego jako płatnik. To dlatego pracownik otrzymuje na rękę wyraźnie mniej niż kwota brutto, a firma płaci wyraźnie więcej.

Rodzaj umowy ma znaczenie: przy umowie zlecenie część składek bywa niższa, a przy umowie o dzieło składek zwykle nie ma wcale. Kalkulator kosztów pracodawcy na górze strony liczy wariant dla umowy o pracę.

Kiedy koszt pracodawcy spada?

Składki emerytalną i rentową płaci się tylko do rocznego limitu 282 600 zł podstawy. Przy bardzo wysokich pensjach po przekroczeniu tego limitu w trakcie roku koszt firmy maleje. Pracodawca nie płaci też Funduszu Pracy i FGŚP za niektóre osoby, np. za pracowników powyżej 55 lat (kobiety) lub 60 lat (mężczyźni), a przez 36 miesięcy także za osoby wracające z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego.

Jak pomagamy w KPJ

Kadry i płace prowadzimy w tym samym zespole co księgowość, więc wynagrodzenia i składki od razu trafiają do ksiąg:

• wyliczamy pełny koszt przed zatrudnieniem i proponujemy formę umowy zgodną z przepisami,
• przygotowujemy dokumenty: umowę, informację o warunkach zatrudnienia, skierowanie na badania,
• co miesiąc rozliczamy płace: listy płac, ZUS, zaliczki PIT, PPK,
• kadry i płace w KPJ kosztują od 80 zł netto za osobę miesięcznie, a pełna obsługa kadrowo-płacowa 139 zł.

Lista wszystkich obowiązków przy pierwszym pracowniku jest w poradniku (Jak zatrudnić pierwszego pracownika — obowiązki krok po kroku).

Najczęstsze pytania