Jak założyć firmę krok po kroku w 2026 — od pomysłu do pierwszej faktury

Stan na dzień 26.10.2026.

Jeśli chcesz założyć własną firmę, jednoosobową działalność gospodarczą założysz online, bezpłatnym wnioskiem w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej) na biznes.gov.pl. Sam wpis zajmuje kilkanaście minut, ale o tym, ile zapłacisz podatku i ZUS przez pierwsze lata, decydują wybory przed rejestracją: forma opodatkowania, ulgi w ZUS i VAT. Poniżej cała ścieżka w 8 krokach, tak jak przechodzimy ją z klientami w Biurze Rachunkowym KPJ.

Jak założyć firmę krok po kroku: 8 kroków w skrócie

1. Sprawdź, czy w ogóle musisz rejestrować firmę.
2. Wybierz formę prowadzenia działalności.
3. Ustal nazwę, adres i kody PKD.
4. Wybierz formę opodatkowania.
5. Złóż wniosek o wpis do CEIDG.
6. Zgłoś się do ZUS i wybierz ulgę na start.
7. Zdecyduj o VAT i, jeśli trzeba, złóż VAT-R.
8. Załóż konto firmowe, ustaw faktury i księgowość.

Krok 1. Czy musisz zakładać firmę?

Nie zawsze. Jeśli dopiero sprawdzasz pomysł na biznes i przychody są niewielkie, możesz zacząć od działalności nierejestrowanej. Od 2026 roku limit liczy się kwartalnie: przychód nie może przekroczyć 225% minimalnego wynagrodzenia w żadnym kwartale, czyli 10 813,50 zł na kwartał. Warunek: nie prowadziłeś działalności gospodarczej w ostatnich 60 miesiącach.

Po przekroczeniu limitu masz 7 dni na złożenie wniosku o wpis do CEIDG. Działalności nierejestrowanej nie można też prowadzić w formie spółki cywilnej.

Krok 2. JDG czy spółka: jaką formę prowadzenia działalności wybrać?

Na start większość osób wybiera jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). Rejestracja jest bezpłatna, księgowość może być uproszczona, a decyzje podejmujesz sam. Wadą jest to, że za zobowiązania firmy odpowiadasz całym swoim majątkiem.

Spółka z o.o. ma sens przy większej skali, ryzyku albo kilku wspólnikach, ale od pierwszego dnia wymaga pełnej księgowości i sprawozdania finansowego. Jeśli wahasz się między formami, policz to przed rejestracją, a nie po pierwszym roku.

Krok 3. Nazwa firmy, adres i kod PKD

Nazwa firmy w JDG musi zawierać Twoje imię i nazwisko, a do tego możesz dodać dowolny człon, np. „Anna Kowalska Studio Projektowe”. Przed rejestracją sprawdź, czy podobna nazwa nie jest zastrzeżona jako znak towarowy.

Adres to adres do doręczeń i stałe miejsce wykonywania działalności, jeśli je masz. Działalność możesz prowadzić we własnym mieszkaniu. Gdy pracujesz u klientów albo w trasie, wpisujesz, że nie masz stałego miejsca wykonywania działalności.

Kod PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności) opisuje, czym się zajmujesz. Od 2025 roku obowiązuje nowa klasyfikacja PKD 2025. Wybierz jeden kod przeważający i dodatkowe kody dla innych rodzajów działalności, które realnie planujesz. Nie wpisuj kodów „na zapas”: kody powinny opisywać to, co faktycznie robisz, a ich listę zmienisz później wnioskiem w CEIDG.

Czy Twój biznes wymaga koncesji albo zezwolenia?

Większość rodzajów działalności możesz zarejestrować od ręki. Część branż to jednak działalność regulowana: zanim zaczniesz, potrzebujesz koncesji, zezwolenia, licencji albo wpisu do rejestru działalności regulowanej. Dotyczy to np. transportu, ochrony osób i mienia, handlu alkoholem czy części usług medycznych. Sprawdź to przed złożeniem wniosku, bo sam wpis do CEIDG nie daje prawa do prowadzenia takiej działalności.

Krok 4. Wybierz formę opodatkowania

To decyzja, która najbardziej wpływa na koszty firmy. Dla JDG do wyboru są:

Ile zapłacisz w każdej z tych form przy swoich przychodach i kosztach, policzysz w naszym kalkulatorze. Na koniec możesz dostać raport PDF z porównaniem.

Formę wskazujesz we wniosku CEIDG albo w oświadczeniu do urzędu skarbowego. Na ryczałt czy podatek liniowy możesz przejść najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnąłeś pierwszy przychód. Jeśli nie wybierzesz nic, urząd przyjmie skalę podatkową.

Z praktyki biura: najczęstszy błąd, jaki widzimy u nowych firm, to wybór formy opodatkowania bez policzenia liczb albo wniosek, który nie został skutecznie wysłany. Skutki wychodzą czasem dopiero po roku czy dwóch, gdy okazuje się, że urząd przyjął inną formę niż ta, na której firma się rozliczała.

Wybór formy opodatkowania nie jest poradą, którą da się dać w jednym akapicie. Przy wątpliwościach skonsultuj go z doradcą podatkowym.

Krok 5. Rejestracja działalności online: wniosek CEIDG

Wniosek CEIDG-1 złożysz:

• online na biznes.gov.pl, logując się profilem zaufanym, e-dowodem lub bankowością elektroniczną,
• w urzędzie gminy lub miasta,
• przez pełnomocnika.

Jeśli wolisz, żeby firmę zarejestrował ktoś za Ciebie, pełnomocnik złoży wniosek w Twoim imieniu i może zostać wpisany do CEIDG, co ułatwia mu później załatwianie spraw firmy.

Wpis do CEIDG jest bezpłatny. Wniosek działa jak jedno okienko: dane trafiają do urzędu skarbowego, GUS i ZUS, a firma dostaje numer REGON. Jeśli nie masz jeszcze numeru NIP, zostanie nadany na podstawie wniosku. We wniosku podajesz datę rozpoczęcia działalności. Może to być dzień złożenia wniosku albo późniejszy, ale nie wcześniejszy.

Krok 6. ZUS: zgłoszenie i ulgi na start

Na zgłoszenie do ubezpieczeń masz 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności. Możesz to zrobić od razu we wniosku CEIDG. Nowy przedsiębiorca ma do wykorzystania dwie ulgi po kolei:

Kwoty podstaw obowiązują w 2026 roku. Z ulg nie skorzystasz, jeśli w ostatnich 60 miesiącach prowadziłeś działalność albo wykonujesz dla byłego pracodawcy to samo, co na etacie w tym lub poprzednim roku. Szczegóły, kolejność ulg i pułapki opisaliśmy w tekście (Ulgi ZUS dla przedsiębiorców w 2026 – porównanie, warunki i pułapki).

Krok 7. VAT: zwolnienie czy rejestracja?

Na starcie możesz korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, jeśli sprzedaż nie przekroczy 240 000 zł w roku. Gdy zaczynasz w trakcie roku, limit liczy się proporcjonalnie do okresu działalności. Zwolnienie nie obejmuje niektórych branż i towarów, np. usług doradczych czy prawniczych, które od początku wymagają VAT.

Jeśli zostajesz czynnym podatnikiem VAT, przed pierwszą sprzedażą składasz zgłoszenie VAT-R. Rejestracja do VAT ma sens także przy zwolnieniu, gdy Twoimi klientami są głównie firmy, a Ty masz duże zakupy z VAT do odliczenia.

Do tego dochodzą:

• kasa fiskalna, jeśli sprzedajesz osobom prywatnym powyżej limitu albo w branży, w której kasa jest obowiązkowa od pierwszej sprzedaży: (Kasa fiskalna a sprzedaż przed otwarciem — kary, kontrole, obowiązki),
• KSeF: od 2026 roku firmy odbierają faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, a obowiązek wystawiania e-faktur wchodzi etapami. Dostęp do KSeF warto ustawić od pierwszego dnia: (Certyfikat KSeF: co to, jak uzyskać, token czy certyfikat).

Krok 8. Konto firmowe, faktury i prowadzenie księgowości

Przepisy nie wymagają od JDG osobnego konta firmowego, ale potrzebujesz rachunku do rozliczeń z firmami. Płatności między przedsiębiorcami powyżej 15 000 zł muszą przechodzić przez rachunek, a czynny podatnik VAT zgłasza rachunek firmowy do białej listy. Więcej w tekście (Przelewy firmowe: split payment, biała lista VAT, limit 15 000 zł).

Ostatnia decyzja to księgowość: prowadzisz ją sam w programie albo oddajesz biuru rachunkowemu. Biuro warto wybrać jeszcze przed rejestracją, bo pomoże przy formie opodatkowania i ZUS, a nie dopiero naprawia skutki. Jak porównać biura, piszemy w poradniku (Jak wybrać biuro rachunkowe — kryteria, pytania, czerwone flagi).

Kiedy możesz rozpocząć działalność?

Datę rozpoczęcia działalności gospodarczej wpisujesz we wniosku CEIDG. Może to być dzień złożenia wniosku albo dowolny późniejszy dzień, ale nie wcześniejszy. Od tej daty płacisz składkę zdrowotną, liczysz terminy w ZUS i możesz wystawiać faktury. Jeśli chcesz zarejestrować firmę z wyprzedzeniem, np. tydzień przed pierwszym zleceniem, wpisz przyszłą datę rozpoczęcia, a urząd skarbowy i ZUS dostaną informację automatycznie.

Zanim założysz jednoosobową działalność, warto mieć gotowe: wybrany rodzaj działalności i kody PKD, formę opodatkowania, adres firmy i decyzję o VAT. Wtedy samo założenie działalności gospodarczej przez internet zajmie kilkanaście minut, a własny biznes wystartuje bez poprawek we wniosku.

Ile kosztuje założenie działalności i start biznesu?

Sam wpis do CEIDG jest bezpłatny. Realne koszty zaczynają się po rejestracji:

• składka zdrowotna od pierwszego miesiąca, a po uldze na start także składki społeczne,
• księgowość: program albo biuro rachunkowe,
• ewentualnie kasa fiskalna, konto firmowe, podpis kwalifikowany, strona internetowa,
• przy spółce z o.o.: kapitał zakładowy i opłaty sądowe za wpis do KRS.

Część wydatków poniesionych jeszcze przed założeniem firmy, np. na stronę internetową czy najem lokalu, możesz później rozliczyć w kosztach, jeśli są związane z działalnością i dobrze udokumentowane.

Jak pomagamy w KPJ przy zakładaniu firmy

Najwięcej pytań, które dostajemy od osób zakładających firmę, dotyczy dokumentowania wydatków i sprzedaży oraz ZUS: z jakiej ulgi skorzystać i kiedy się kończy. Dlatego zaczynamy przed rejestracją, a nie po niej:

• forma opodatkowania na liczbach: modelujemy podatek i ZUS dla Twoich przychodów i kosztów, zanim złożysz wniosek,
• ZUS i ulgi: ustawiamy kolejność ulg i pilnujemy, kiedy każda wygasa,
• VAT i KSeF: pomagamy zdecydować o rejestracji i ustawić dostęp do KSeF, który masz u nas w abonamencie,
• księgowość online od pierwszej faktury: dokumenty przez aplikację, Scanye i enova365.

Granica: prowadzimy księgowość, ZUS i kadry. Gdy pytanie dotyczy strategii podatkowej, współpracujemy z kancelarią MK Legal.

Najczęstsze pytania

Zakładasz firmę?